Wir leben in sich stark verändernden Zeiten. Corona hat uns gelehrt, wie schnell sich Dinge verändern können. Leider gehören dazu auch unangenehme Veränderungen und die gehen oft einher mit schlechten Nachrichten. Das Büro wird verkleinert, NEW WORK bedeutet, dass Mitarbeiter keinen fixen Arbeitsplatz mehr haben, Stunden werden gekürzt oder Mitarbeiter „abgebaut“ sprich gekündigt. Unangenehm, wenn Sie die BAD NEWS überbringen sollen. Falls es Ihnen schon schlaflose Nächte bereitet, erfahren Sie hier ein paar Tipps, wie Sie diese Nachrichten konstruktiv (ja, richtig gelesen!) und professionell übermitteln können. 


Bad News – Autsch!

Niemand mag schlechte Nachrichten. Es mag auch niemand schlechte Nachrichten übermitteln (müssen). Klar!

Eine schlechte Nachricht ist alles, was der andere nicht hören will. „Der Parkpkatz wird gestrichen, der Urlaub kann nicht am Wunschtermin erfolgen, aus der Gehaltserhöhung wird nichts…“

Bad News are bad oder doch nicht?

Manches ist davon wirklich eine Hiobsbotschaft für den Mitarbeiter, oft glauben wir aber auch nur, dass dieser sicher verärgert sein wird. Mein Tipp vorab. Klären Sie doch mal mit dem Mitarbeiter oder Kollegen, wie er/sie sich denn so die Zukunft vorstellt. Fragen Sie! Je besser Sie die Lebensrealität Ihrer Mitarbeiter greifen können, umso besser verstehen Sie deren Bedürfnisse und können dann auch etwas anbieten.


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Erfolgsformel für schlechte Nachrichten

Diese Formel hilft auch bei den wirklich ganz harten Nüssen z.B. wenn ein Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz verliert oder schlechte Nachrichten vom Arzt u.v.m. Die Nachricht wird dadurch nicht besser, die Formulierung und die richtigen Worte können hier jedoch eine neue Richtung einschlagen.

Das Erste und das Letzte 

Die Erfolgs-Formel basiert auf zwei wesentlichen Merkmalen unseres Gehirns: Menschen merken sich, was sie als Erstes gehört haben und was sie als Letztes hören. Die Mitte verblasst.

Mein Tipp 1 – Legen Sie den Fokus auf den Beginn: 


Zeigen Sie echtes Verständnis für die Situation – Sie kennen den Unterschied zwischen echtem Verständnis und …. Genau! Auch wenn Sie sich selbst schützen wollen, jetzt gilt es möglichst „echt“ und menschlich zu sein. 

Mein Tipp 2 – Zeigen Sie Perspektiven auf – ein konstruktives Ende

Womit lassen Sie den Leidtragenden am Ende stehen?. Welche Richtung tut sich nach der schlechten Nachricht auf? Fragen Sie sich das ganz konkret und bereiten Sie entweder mögliche Angebote vor oder überlegen Sie im Vorfeld konstruktive Ideen für Ihren Mitarbeiter.


Konkret geht es um folgende Schritte:

Schritt 1 – Atmosphäre – Ort und Zeit 


Finden Sie einen ruhigen Ort, wo es für beide möglichst angenehm ist. Auch der Zeitpunkt ist nicht zu unterschätzen. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit. Setzen Sie den Termin etwas länger an, als vielleicht benötigt. Dieser Puffer kann sich sehr bezahlt machen – sei es für Ihre eigenen Emotionen oder als Unterstützung. Versuchen Sie es für die angesprochene Person möglichst angenehm zu machen.

Schritt 2 – Beziehung


Bauen Sie eine Beziehung auf. Starten sie mit positiven Dingen. Auch ein kurzes Small Talk darf sein. Heben Sie positive Dinge/Leistungen hervor. Denken Sie daran: der Beginn zählt. Ein positiver Start ist schon die halbe Miete.


Authentisch sprechen mit dem richtigen Stimmeinsatz

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Schritt 3 – Klare Sprache

Sagen Sie die schlechte Nachricht so, wie es ist. Kündigen Sie nicht an mit „Ich habe leider eine ganz schlechte Nachricht für dich“. Das primt (Priming = Vorbeeinflussung) nur unnötig negativ. Sprechen Sie jedoch klar und auf dem Punkt.

Zum Beispiel: „Du kannst leider nicht zu Deinem Wunschtermin auf Urlaub gehen..“ „Ich möchte, dass Du weißt, dass der Parkplatz in der Garage leider nicht möglich ist.


Wichtig! Jetzt keine Pause!

Sprechen Sie einfach weiter, denn jetzt drehen Sie das Gespräch in die positive Richtung. Andernfalls bleiben Sie beim „Problem“ und drehen sich dort im Kreis.

Schritt 4 – Verständnis und Würdigung

Sie signalisieren damit folgende Botschaften:

  • dass Sie wirklich verstehen! 
  • dass es wichtig ist 
  • dass Sie darüber nachgedacht haben
  • dass Sie sich etwas überlegen oder bereits überlegt haben 

Damit würdigen Sie Ihren Mitarbeiter und dessen Wunsch. 

Das positive ABER

Wie sagen Sie es konkret?

Mit einem bewussten „ABER“. Sonst ein No-go in der Kommunikation, hat das “aber” hier eine besondere Funktion. Es schwächt alles vor dem Komma ab. Hier ist das unsere schlechte Nachricht, die damit etwas an Dramatik, an Schwere verliert.


Zum Beispiel: 


„Du hast keinen fixen Büroplatz mehr im neuen Office… 


„aber, wir haben über deinen Wunsch nachgedacht, dass Du ja auch flexibler arbeiten wolltest, wir verstehen auch, dass dir die Zusammenarbeit mit deinen Kollegen wichtig ist und wir haben uns daher xy überlegt und wir können dir dafür a, b oder c anbieten“

Oder

Aber und wir wollen, dass Du weißt, dass wir uns eine Alternative überlegen werden, wie es für dich zumindest zum Teil möglich sein wird nicht nur Homeoffice sondern auch fixe Tage in der Zentrale zu arbeiten 

  1. Bieten Sie Alternativen oder Lösungsmöglichkeiten an. Bieten Sie vor allem etwas an, was in kurzer Zeit einen Schritt in die richtige Richtung signalisiert. Und geben Sie erneut zu verstehen, dass Sie verstehen….

Die Erfolgs-Formel lautet: 

Schlechte Nachricht , ABER + gute Nachricht + gute Nachricht + gute Nachricht.


Was aber, wenn Sie nichts anbieten können? 

Finden Sie etwas! Irgendetwas! Das Schlimmste ist, wenn Sie Hoffnung nehmen. Das Beste ist, wenn Sie Hoffnung geben. Also einen positiven Aspekt, der in dieser Situation gut passt. Und ..es gibt immer etwas Positives! 

Ein Beispiel – „Herr Maier, ich möchte Ihnen sagen, dass aus Ihrem geplanten Projekt heuer nichts wird, weil dafür nicht genügend Ressourcen zur Verfügung stehen, aber wir haben über Ihr Anliegen nachgedacht und wir wissen, dass es Ihnen sehr wichtig ist. Und wir verstehen auch, dass es für die Firma einiges bringen kann. Was wir uns mit Ihnen zusammen gerne anschauen wollen, sind mögliche Alternativen, wie wir Teile davon doch heuer möglich machen können und wir wollen uns das gerne gemeinsam überlegen, welche kurzfristigen Schritte möglich sind. Wir verstehen wirklich, dass Ihnen das Projekt wirklich wichtig ist, daher lassen Sie uns doch gleich einmal sehen…..“

Auch wenn es beim ersten Hinhören wie ein ellenlanger Kettensatz klingt so passiert psychologisch gesehen etwas sehr Spannendes. 

  1. Die schlechte Nachricht 
  2. ABER, wir wissen bereits, dass dies die schlechte Nachtricht abschwächt.
  3. 3 positive Richtungsvorschläge 



Die 3 Lösungsvorschläge kann der Mitarbeiter nun gut gegen die negative Offenbarung abwägen, die damit ein wenig von Ihrem Schrecken verliert. 


Ihr Vorteil: Sie

  • geben Hoffnung (das macht es auch auf Ihren Schultern leichter!)
  • denken mit 
  • sprechen mögliche Lösungsrichtungen an 
  • lassen die Person mit der schlechten Nachricht nicht im Regen stehen
  • bleiben handlungsorientiert. 


Versuchen Sie es einfach und stellen Sie selbst fest, wie es funktioniert – es lohnt sich!



Ich wünsche Ihnen damit viel Erfolg!



Ihre Barbara Blagusz