Flirten oder Flüchten? 9 Tipps für den richtigen Umgang mit dem Anrufbeantworter

Pieeeep. Gehören Sie zu jenen Menschen, die schnell auflegen, wenn sie den Signalton des Anrufbeantworters hören? Dann sollten Sie Ihre Taktik überdenken. Die meisten Menschen bekommen gerne Nachrichten, ganz besonders Kunden. Denn weder neue noch potenzielle Kunden mögen es, wenn sich das „Sie haben eine neue Nachricht“ auf dem Anrufbeantworter als ein Klicken nach dem Auflegen entpuppt.

 

Wie Sie im Vertrieb richtig mit dem Anrufbeantworter Ihrer Kunden umgehen, erfahren Sie heute hier.

Nachricht auf dem Anrufbeantworter: Wann, wie und für wen?

Wenn es auch schon die Höflichkeit gebietet, grundsätzlich eine Nachricht zu hinterlassen, so lohnt es doch, hier genauer zu differenzieren. Wer ist die Person hinter dem Anrufbeantworter? Ein potenzieller Kunde, ein Bestandskunde, ein verärgerter Vielleicht-bald-nicht-mehr-Kunde?

 

Grundsätzlich gilt: Nennen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und den Grund Ihres Anrufs!

 

Bei einem potenziellen Neukunden:

Seien Sie vorsichtig! Versuchen Sie hier zunächst mehrmals Ihren Ansprechpartner direkt ans Telefon zu bekommen. Erfragen Sie bei Zentrale, Sekretariat oder Assistenz, wann er gut zu erreichen ist. Vereinbaren Sie, wenn möglich, einen Telefontermin. Erst wenn dies nicht zum Erfolg führt, sprechen Sie ihm auf das Band. Nennen Sie ihm bzw. ihr hier zusätzlich – ganz wichtig – den Nutzen eines Gespräches mit Ihnen! Erfährt der potenzielle Kunde nämlich erst bei seinem Rückruf, worum es geht, könnte das Ihr Neugeschäft schon im Vorfeld behindern.

 

Bei einem Bestandskunden:

Hier kennen Sie die Person bereits bzw. es bestand bereits Kontakt. Hier können Sie gleich beim ersten Versuch Ihre Nachricht auf dem Anrufbeantworter hinterlassen. Nennen Sie auch hier den Nutzen, den der Kunde von einem Gespräch mit Ihnen hat. Dies gilt auch, wenn der Kontakt zum Kunden schon einige Zeit her ist.

 

Bei einem verärgerten Kunden:

Hier ist besondere Vorsicht geboten. Ein verärgerter Kunde will grundsätzlich gerne mit einem Menschen sprechen – lieber als ein Online-Formular auszufüllen. Daher gilt: Versuchen Sie unbedingt, diese Person persönlich zu erreichen. Wenn Sie eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter hinterlassen, so geben Sie auch hier zu verstehen, dass Ihnen das Anliegen sehr wichtig ist. Sollte der Kunde nicht zurückrufen, so versuchen Sie es erneut. Hier können Sie nach mehreren Versuchen auch erneut eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter hinterlassen

Zusätzliche Tipps für Ihre Nachricht auf dem Anrufbeantworter

  1. Gewöhnen Sie sich an Ihre Stimme
    Sprechen Sie Ihre Ansage mehrmals auf Band und hören Sie sich die Ansage an. So gewöhnen Sie sich an Ihre Stimme, denn die eigene Stimme wirkt auf viele anfangs ungewohnt und mitunter auch negativ.
  2. Sprechen Sie die Nachricht professionell auf den Anrufbeantworter
    Üben Sie die Ansage im Vorfeld. Ihre Überzeugung sollte man hören können. Wenn Sie nur monoton ablesen, motivieren Sie Ihre potenziellen Kunden nicht genug.
  3. Nutzen, Nutzen, Nutzen
    In Ihrer Nachricht sollten Sie sich kurz vorstellen, den Bezug zum Kunden nennen, den Grund Ihres Anrufs sowie die Vorteile, die der Kunde durch Ihr Angebot hat bzw. den Nutzen in der Vordergrund stellen.
  4. Sprechen Sie deutlich
    Dies gilt insbesondere für die Telefonnummer. Nennen Sie diese am besten zwei Mal. Sprechen Sie dabei langsam, nennen Sie die Zahlen einzeln.
  5. Bleiben Sie aktiv
    Bitten Sie Ihren Kunden um Rückruf und erwähnen Sie dabei, dass Sie sich ansonsten selbstverständlich nochmals melden.
  6. Notieren Sie Ihre Anrufe
    Schreiben Sie sich auf, wen Sie bereits angerufen haben – damit bleiben Sie vorbereitet, wenn Ihr Kunde zurückruft und es fällt Ihnen leichter, den Anruf zuzuordnen.
  7. Adressieren Sie direkt
    Reden Sie mit dem Anrufbeantworter wie mit einer Person und nicht wie mit einem Tonband. Stellen Sie sich dazu Ihren Gesprächspartner vor.
  8. Bleiben Sie ruhig und entspannt
    Sprechen Sie in einem ruhigen Sprechtempo. Damit wirken Sie kompetent und glaubwürdig. Machen Sie auch Pausen. Diese verstärken Ihre Botschaft und geben Ihnen Zeit für Atempausen.
  9. Senken Sie die Stimme zum Satzende hin
    Senken Sie Ihre Stimme zum Satzende immer wieder ab. Damit erhöhen wird Ihre Botschaft als kompetent und sicher wahrgenommen.

 

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Ihre
Barbara Blagusz